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2008年3月25日 (火)

■業務の効率化、していきたいですね!

こんにちは、株式会社ワーク・ライフバランス 事務局の大塚です。

「ワーク・ライフバランス」の実現と、業務の効率化には密接な関係があります。
もう、こちらのブログをいつもご覧いただいている方はご承知かもしれませんが、実は「バランス」という言葉から想像されるような、「ライフ」と「ワーク」どちらを優先するんだ?!ということが「ワーク・ライフバランス」ではないのです。
「ライフ」で得た経験や人脈、知識を、「ワーク」に活かしていく、相乗効果をもたらす、いわば「ワーク・ライフ ハーモニー」なのです。
「ライフ」の時間を確保するためには、当然「ワーク」を効率的に終わらせなければいけませんので、「業務の効率化」ともおおいに関係がある、というわけです。

さて、この業務の効率化、実はとても難しい問題ですよね。
頭を悩まされている方も多いのではないでしょうか。

先日(もうずいぶん前になりますが)、新聞で「リーガロイヤル」ブランドでシティーホテルを展開しているロイヤルホテルさんが、製造業のノウハウを活用して業務の効率化を進めている、という記事を目にしました。
どういうことかというと、作業行程を秒単位で分析、手順の見直しをされた、ということです。

接客業ですので多くの行程がある分、実は無駄や余白も多い、のかもしれません。
接客業に限らず、どの仕事でも「片手で行程が数えられる」という仕事はあまりないのではないでしょうか。

この行程のひとつひとつを分解し、それにどれだけの時間がかかっているか、本当はどの程度の時間をかけていいのか、を検証することは、業務の効率化や時間の短縮化にはとても効果があります。

ポイントとしては、分解する際に「具体的にする」こと。
例えば「お皿をキレイにふく」としてしまうと、「キレイ」の感覚は人によって違ってきますので、水滴がついていても光っていればいい、という判断をしてしまうかもしれません。
ですので、一番よいのは「お皿の両面の水滴をすべてふきとる」というような説明にしたほうがいいのですね。

しかもそれにかけていい時間は「あわせて5分」ではなく、「ここからここまでで何秒」というくらいまでブレイクダウンしたほうがいいでしょう。

とはいえ、全ての行程でそれをしていては、分解するだけで時間がかかってしまいますので、やはり取捨選択は大切。
大まかな流れを洗い出し、一番ポイントとなっているところを見つけ出してから、ブレイクダウンする作業をすることをおすすめしています。

業務の効率化に答えはないですよね!
ワーク・ライフバランスと同じように、100個仕事があれば100通りのやり方がある、と思います。
私も自分の仕事の効率化を常に考えながら日々過ごしていますが、隣の同僚がやっていることがとても大きなヒントになったりして、情報や刺激に触れることは本当に大切だと実感しています。

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